Le rôle du conseil d’administration est essentiel dans la gestion de l’entreprise. La diversité des décisions à prendre peut impressionner. Les initiatives commerciales stratégiques, la gestion de crise, le marketing et les solutions de pointe font souvent partie des discussions. En outre, l’ordre du jour de la réunion du conseil d’administration peut inclure des litiges, la gestion financière, des changements de structure organisationnelle. Tous les sujets abordés ne sont pas seulement des données confidentielles mais des sujets de protection sécurisée. Tout manquement peut entraîner d’importantes pertes financières et de réputation et être la raison d’une diminution de l’attractivité des investissements.

Une autre chose à prendre en compte est la nécessité de se conformer aux réglementations législatives, qui peuvent exiger la protection des données personnelles, des mesures de conformité contre les délits d’initiés et bien d’autres, ce qui rend les personnes de la haute direction pénalement responsables. En même temps, la réunion du conseil d’administration est l’événement qui doit être transparent, correctement documenté et bien organisé. C’est pourquoi une technologie correctement appliquée est un avantage et un incontournable.

 

Quelles sont les solutions fournies par le logiciel de réunion du conseil

Toute décision prise doit être justifiée, même en ce qui concerne l’installation d’une application. La salle de conférence virtuelle permet d’atteindre les objectifs suivants:

Partage rapide des données;

Rapports et documentation des procès-verbaux de la réunion du conseil d’administration;

Garder l’historique des décisions précédemment prises servant de toile de fond pour les nouvelles décisions;

Respect des exigences de conformité et de sécurité;

Transparence et responsabilité.

Avantages du logiciel Board Portal

À l’exception des objectifs initiaux de l’installation du logiciel du portail de la carte, il existe des avantages supplémentaires liés à son utilisation:

Réduire les coûts de papeterie et rester écologique avec un minimum de gaspillage de papier, car toutes les données nécessaires sont stockées dans le système;

Communication pratique et rapide;

Réunions automatiques ou semi-automatiques en tenant compte des horaires de tous les participants;

Augmentation de l’efficacité de la collaboration et amélioration de la gouvernance grâce à la facilité d’accès aux documents et outils;

Sécurité et protection des documents, pas d’accès non autorisé aux fichiers, logiciel antivirus, protection par mot de passe;

Maintien du cycle de vie des réunions du conseil d’administration.

Caractéristiques du logiciel Board Portal

Chaque solution de salle de conférence virtuelle varie dans sa fonctionnalité et sa convivialité. Néanmoins, la majorité d’entre eux propose l’ensemble des fonctionnalités suivantes:

Tableau de bord des activités et de leur suivi (déjà organisé et prévu) accessible à tous les participants à la réunion;

Boutons de vote et sondages de discussion pour une prise de décision rapide, les résultats sont conservés longtemps. Ces fonctionnalités sont disponibles en mode temps réel;

L’ordre du jour peut être communiqué à tous les participants à la fois avec la fonction de son ajustement ou créé selon le modèle;

Gouvernance des réunions à chaque étape du cycle de vie (planification, réunion et documentation post-réunion);

En fonction du nombre de comités, les données respectives concernant ses membres et les horaires des réunions peuvent être conservées dans le système pour chaque équipe distincte. Ainsi, non seulement les réunions du conseil d’administration peuvent être programmées, mais également d’autres organes;

Le planificateur permet d’envoyer des rappels et de tenir à jour les calendriers des membres du conseil d’administration;

Stockage et maintenance de documents permettant non seulement de conserver une documentation complète relative aux réunions, mais aussi de les créer / ajuster et de les partager;

Canaux de communication liés à différents sujets;

Compatibilité avec les appareils mobiles.

Exemples de logiciels de réunion de conseil

Bien que le marché propose de nombreuses applications pour la gouvernance des réunions, les comparer et sélectionner la meilleure peut être une tâche difficile. Certaines des solutions les plus populaires sont décrites ci-dessous pour comparer et comprendre comment les choses peuvent fonctionner avec des exemples spécifiques.

4minitz

4minitz propose un service gratuit sans abonnement ni frais. L’application ne nécessite aucun stockage dans le cloud et peut être installée directement sur le matériel de l’entreprise. Les principales fonctions sont:

établir l’ordre du jour, la planification et la planification des réunions;

stockage et protection des documents;

minutes automatiques de création et de distribution de réunions.

Agreedo

Agreedo est un autre outil gratuit avec des fonctions similaires à 4minitz. Il permet également de planifier, gérer et analyser efficacement les réunions. Les caractéristiques précieuses sont une interface conviviale et une compatibilité avec les appareils basés sur Android, iOS et Windows. De plus, il est possible de définir l’intégration avec Microsoft Exchange et Google Agenda pour faciliter l’organisation des réunions.

Conseil d’administration

Une autre application pour gérer les tâches et les documents liés aux réunions. En plus des applications précédentes, il a la possibilité de l’utiliser gratuitement, bien que seulement pendant la période d’essai ou dans les cadres de la version de démonstration avec un nombre limité de fonctionnalités. Boardmanagement offre un tableau de bord pratique, qui comprend des informations sur les réunions passées, les tâches en cours et les événements planifiés. Les normes de sécurité élevées avec le cryptage AES 256 bits l’ont rendu populaire parmi de nombreuses entreprises.

Passages à bord

Cet outil est un bon assistant dans la planification et l’organisation. De plus, Onboard Passageways permet des rapports pratiques, en maintenant des politiques et des procédures. Le flux de travail d’approbation des documents, les canaux de communication, les boutons ennuyeux font partie des avantages de cette application. Il est accessible depuis n’importe quel appareil fixe et fonctionne via la majorité des navigateurs. Le fournisseur propose une période d’essai gratuite avant d’acheter une licence.

Diligent

L’outil Diligent permet de gérer les activités quotidiennes et les tâches courantes des membres du conseil d’administration. Son interface conviviale avec la combinaison de fonctionnalités exigeantes l’a rendu populaire parmi d’autres. Il offre également une période d’essai gratuite et peut être utilisé à partir de n’importe quel système opérationnel (iOS, Windows et Android).

Boardspace

Un bon outil pour ceux qui ont besoin d’un accès jour et nuit aux documents et fonctionnalités. Le bon trait est des mises à jour régulières du système permettant d’augmenter le niveau de sécurité et de proposer de nouvelles fonctionnalités, si possible. Comme beaucoup d’autres offrent à ses utilisateurs une période d’essai gratuite.

Simbli

Simbli est une combinaison des outils les plus populaires et vise à apporter une efficacité maximale à ses utilisateurs. À l’exception du processus standard de planification et de gestion des réunions, du stockage des documents et des rapports, l’outil permet d’effectuer des évaluations des décisions prises, ce qui rend les collaborations beaucoup plus productives. Sa version démo est également disponible gratuitement.

CV

En période d’incertitude et d’horaires de travail à distance, la salle de conférence virtuelle prend une importance particulière. Le choix de celui qui répond pleinement aux exigences de l’entreprise peut aider à transformer les réunions de gestion en une collaboration efficace au lieu d’une activité à peine organisée liée à une bureaucratie élevée.